個人情報の取扱いについて — Assort CS Inbox

改定日：2026年9月30日

English version below

株式会社assort（以下「当社」）は、お客様が当社のSNSアカウント等にお送りくださったメッセージを、当社スタッフが読んで返信するための社内ツール「Assort CS Inbox」でお預かりする個人情報を、個人情報の保護に関する法律その他の法令に従い、以下のとおり取り扱います。

1. 事業者情報

• 名称：株式会社assort（Assort Inc.）
• 住所：〒107-0061 東京都港区北青山二丁目10番28号 リヘイビルB1
• 代表者：代表取締役 小林 憲

2. 取得する情報

• 当社のアカウントにお送りいただいたメッセージ・口コミ・コメントの内容（Googleの口コミ、Instagram・Facebookのダイレクトメッセージやコメント、YouTubeのコメントなど）
• その各サービス上でのお名前・ユーザー名、会話の日時とアカウント
• ダイレクトメッセージに添付いただいた画像（スタッフが確認できるよう複製を保存し、最長90日で削除します）
• 予約サービスFreshaを通じてサロンにお送りいただいたメッセージ（Freshaからサロンに届く通知メールに含まれるお名前とメッセージ）
• Freshaに投稿いただいた口コミのうち星3つ以下のもの（評価とコメント。お名前は含みません）
• Yelp（ニューヨーク店）とホットペッパービューティー（日本のサロン）でいただいた口コミ・メッセージのうち、各サービスからサロンに届く通知メールに含まれるもの（表示名、評価、本文の抜粋。Yelpの星4つ以上の口コミは取り込みません）
• 各サロンのメールアドレス、お客様窓口（customers@assort-hair.com）、オンラインショップ（shop@assort-hair.com）にお送りいただいたメール（お名前、メールアドレス、件名と本文）
• 当社からお送りした返信
• 任意の来店後アンケートのご回答とコメント、選択いただいたサロン・スタイリスト（お名前やメールアドレスはお伺いしません）

広告には使用せず、販売もいたしません。

3. 利用目的

• お問い合わせへの返信とカスタマーサービスのため。AIの支援で返信の下書きを作成し、当社スタッフが確認・承認してからお送りします。ただし、決まった内容の短いご案内（料金・サロンの営業時間・住所・ご予約方法についてのご質問、採用へのご応募、高評価の口コミへのお礼など）は、システムが自動でお送りすることがあります。
• メールやFreshaでのお問い合わせ・Freshaの口コミを担当者（各サロンの受付など）に振り分け、対応が遅れている場合に担当者へお知らせするため（お知らせにはお名前やメッセージの内容を含めません）。
• Yelpとホットペッパービューティーでいただいた口コミ・メッセージも、同じように担当者に振り分け、対応が遅れている場合にお知らせするため（返信は各サービスの中で行い、このシステムから各サービスへ送信することはありません）。
• ご遅刻・キャンセルなど急ぎのご連絡を、該当サロンにお知らせするため（お知らせにはメッセージの内容を含めません）。
• サービス品質の把握と改善のため（口コミ・メッセージ・アンケートの話題や傾向の社内集計、スタッフが読める言語への翻訳を含みます）。

4. 保存場所と取扱いの委託

法令に基づく場合を除き、ご本人の同意なく第三者に提供することはありません。利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取扱いを次の事業者に委託しています（委託は第三者への提供にはあたりません）。

• システムの運用・データの保管：Google LLC（サービス名 Google Cloud、米国）— データは日本国内（東京）のサーバに保存します
• メールの受信と返信：Google LLC（サービス名 Google Workspace／Gmail、米国）— お送りいただいたメールと当社からの返信。Google が世界各地のデータセンターに分散して保存する仕組みのため、保存するサーバの国は特定できません
• 返信の下書き・翻訳・傾向の集計を支援するAI：Anthropic, PBC（米国）— メッセージ・口コミ・コメントの内容、添付画像、アンケートのコメント。同社の商用規約により、これらの情報はAIの学習に使用されません
• スタッフ間の業務連絡：Slack Technologies Limited（サービス名 Slack、アイルランド。米国でも取り扱われます）— スタッフ宛てのお知らせに、各サービス上のユーザー名とメッセージの冒頭部分が含まれることがあります

5. 外国にある第三者への提供について

上記のとおり、ご本人の情報は米国でも取り扱われます。Google Cloud・Google Workspace・Anthropic については、当社は各社との契約（データ処理に関する契約）により、日本の個人情報保護法に基づき当社が講ずべき措置に相当する措置を各社が継続的に講ずる体制が整備されていることを確認し、その状況を定期的に確認しています。Slack については、当社の契約相手はアイルランドの法人（Slack Technologies Limited）であり、同社を通じて米国でも取り扱われます。各社の体制と、当社が講じている措置の内容については、ご請求に応じてお知らせします。

6. 保存期間と、開示・削除等のご請求

会話の記録は、お問い合わせへの対応とカスタマーサービスの履歴、法令上・業務上の必要に応じて保存し、不要になったものは削除します。AIとのやり取りの改善用記録は最長180日で自動的に削除します。

ご本人からのお申し出により、保有する個人情報の利用目的の通知、開示・訂正・追加・削除・利用停止・第三者への提供の停止に対応します。削除をご希望の場合は、件名を「CS Inbox data deletion」として global_office@assort-hair.com までメールでご連絡ください。ご連絡いただいたサービス名とアカウント名をお書き添えいただければ、会話を特定できます。ご本人であることを確認のうえ、法令に従い対応します。

7. 安全管理のために講じている措置

• 基本方針：関係法令・ガイドラインを守り、ご質問・苦情の窓口を設けています（下記8）。
• 組織的な措置：個人情報の取扱いの責任者を代表者としています。
• 人的な措置：このツールは当社が承認したスタッフだけが、会社のアカウントでログインして使用します。
• 技術的な措置：スタッフが見られる情報を役割とサロンごとに限定し、退職したスタッフのアクセスは停止します。通信は暗号化しています。
• 外的環境の把握：上記4のとおり、ご本人の情報は米国とアイルランドでも取り扱われます。米国の個人情報保護制度（連邦レベルの包括的な法律はなく、分野別・州別の法律で保護されています）と、アイルランド（EUの一般データ保護規則が適用されます）の制度を把握したうえで、安全管理措置を講じています。

8. お問い合わせ・苦情の窓口

株式会社assort　global_office@assort-hair.com

9. 本ページの改定

法令の改正や取扱いの変更に応じて、本ページの内容を改定することがあります。改定した場合は上記の改定日を更新します。

Assort CS Inbox — Privacy Policy

Last updated: 30 September 2026

日本語はこちら

This policy explains how Assort Inc. (株式会社assort — "we", "us") handles personal data in the Assort CS Inbox, an internal customer-service tool used by Assort salon staff to read and reply to messages customers send to Assort's own accounts. We handle it in line with Japan's Act on the Protection of Personal Information and other applicable law.

1. Who we are

• Name: Assort Inc. (株式会社assort)
• Address: B1 Rihei Building, 2-10-28 Kita-Aoyama, Minato-ku, Tokyo 107-0061, Japan
• Representative: Ken Kobayashi, Representative Director

The Assort CS Inbox is used only by authorised Assort staff and is not available to the public.

2. What data we process

• the content of a message, review or comment you send to an Assort account (for example a Google review, an Instagram or Facebook direct message or comment, or a YouTube comment);
• your name or handle on that platform, and the account and timestamps of the conversation;
• images you attach to a direct message — we store a copy so our staff can see it when replying, and delete it after at most 90 days;
• messages you send a salon through the booking service Fresha (your name and message, as they appear in Fresha's notification email to the salon);
• reviews of 3 stars or fewer that you post on Fresha (the rating and your comment, without your name);
• reviews and messages you leave on Yelp (our New York salon) or Hot Pepper Beauty (our salons in Japan), as they appear in the platform's notification email to the salon — your display name, the rating and an excerpt (Yelp reviews of 4 stars or more are not taken in);
• emails you send to a salon's address, to our customer address (customers@assort-hair.com) or to our online shop (shop@assort-hair.com) — your name, email address, subject and message;
• the reply we send back to you;
• if you complete our optional post-visit feedback survey, your answers and comment, and the salon and stylist you selected (we do not ask for your name or email).

We do not use this data for advertising and we do not sell it.

3. Why we process it

• To reply to you and provide customer service. AI helps prepare a draft reply, and an Assort staff member reviews and approves it before it is sent — except a few short standard answers the system sends on its own (for example to a question about prices, a salon's opening hours or address, or how to book; a job application; or a thank-you for a positive review).
• To route an email, a Fresha message or a Fresha review to the person who answers it (such as a salon's front desk), and to remind that person when a reply is late (the reminder does not include your name or your message).
• To route a Yelp or Hot Pepper Beauty review or message the same way, and to remind the person when it is late (the reply is written on that platform; this system sends nothing to it).
• To let a salon know quickly when a client writes that they will be late or need to cancel (the alert does not include your message).
• To understand and improve our service — internal statistics on the topics and sentiment of reviews, messages and feedback, and translation into the language our staff work in.

4. Where data is stored and who processes it

We do not give your personal data to a third party without your consent, except where the law requires it. We entrust its handling to the following service providers, only as far as needed for the purposes above:

• Hosting and storage: Google LLC (Google Cloud, United States) — the data is stored on servers in Japan (Tokyo).
• Receiving and answering email: Google LLC (Google Workspace / Gmail, United States) — the emails you send us and our replies. Google stores mail across its data centres worldwide, so the country of the servers cannot be named.
• AI that helps draft replies, translate, and summarise trends: Anthropic, PBC (United States) — the content of messages, reviews and comments, attached images, and survey comments. Under its commercial terms, Anthropic does not use this data to train its models.
• Internal staff messaging: Slack Technologies Limited (Slack, Ireland; also handled in the United States) — a staff notification can include your platform handle and the first part of your message.

5. Handling outside Japan

As listed above, your data is also handled in the United States. For Google Cloud, Google Workspace and Anthropic, we have confirmed through our data-processing terms with each company that it maintains a system for continuously taking measures equivalent to those Japanese law requires of us, and we check this periodically. For Slack, our contracting party is an Irish company (Slack Technologies Limited), through which the data is also handled in the United States. On request, we will tell you about each company's system and the measures we take.

6. How long we keep it, and your rights — including deletion

We keep conversation data as long as needed to handle your inquiry, to keep a record of customer-service history, and to meet legal and operational obligations; when it is no longer needed it is deleted. The internal log of exchanges with our AI assistant is deleted automatically after at most 180 days.

You may ask us to tell you the purpose of use, or to disclose, correct, add to, delete, stop using, or stop providing to a third party the personal data we hold about you. To request deletion, email global_office@assort-hair.com with the subject line "CS Inbox data deletion" and tell us the platform and account name you contacted us from, so we can find your conversation. We will confirm it is you and act as the law requires, subject to any records we are legally required to keep.

7. How we keep your data secure

• Policy: we follow the applicable laws and guidelines, and we have a contact point for questions and complaints (section 8).
• Organisation: our Representative Director is responsible for how personal data is handled.
• People: only staff we authorise can use this tool, signing in with a company account.
• Technology: what each staff member can see is limited by their role and salon, access ends when someone leaves, and connections are encrypted.
• Foreign environments: as listed in section 4, your data is also handled in the United States and Ireland. We take our security measures with an understanding of the US system (no single federal privacy law; protection comes from sector and state laws) and the Irish system (the EU General Data Protection Regulation applies).

8. Contact and complaints

Assort Inc. — global_office@assort-hair.com

9. Changes to this policy

We may update this policy when the law or how we handle data changes. If we do, we will update the date above.